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第二節(jié) 銷(xiāo)售與收款循環(huán)的內(nèi)部控制和控制測(cè)試
一、銷(xiāo)售交易的內(nèi)部控制
(一)內(nèi)部控制目標(biāo)、內(nèi)部控制與審計(jì)測(cè)試的關(guān)系
請(qǐng)仔細(xì)研讀教材中“銷(xiāo)貨交易的控制目標(biāo)、關(guān)鍵內(nèi)部控制和測(cè)試一覽表”,對(duì)下面內(nèi)容進(jìn)行理解,則會(huì)對(duì)簡(jiǎn)答題、綜合題有好處。
銷(xiāo)售交易的控制目標(biāo)、關(guān)鍵內(nèi)部控制和測(cè)試一覽表
內(nèi)部控制目標(biāo) |
關(guān)鍵內(nèi)部控制 |
常用的控制測(cè)試 |
常用的交易實(shí)質(zhì)性程序 |
登記入賬的銷(xiāo)售交易確系已經(jīng)發(fā)貨給真實(shí)的顧客(發(fā)生) |
銷(xiāo)售交易是以經(jīng)過(guò)審核的發(fā)運(yùn)憑證及經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的顧客訂貨單為依據(jù)登記入賬的。 在發(fā)貨前,顧客的賒購(gòu)已經(jīng)被授權(quán)批準(zhǔn)。 銷(xiāo)售發(fā)票均經(jīng)事先編號(hào),并已恰當(dāng)?shù)氐怯浫胭~。 每月向顧客寄送對(duì)賬單,對(duì)顧客提出的意見(jiàn)作專(zhuān)門(mén)追查。 |
檢查銷(xiāo)售發(fā)票副聯(lián)是否附有發(fā)運(yùn)憑證(或提貨單)及顧客訂貨單。
檢查顧客的賒購(gòu)是否經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)。
檢查銷(xiāo)售發(fā)票連續(xù)編號(hào)的完整性。
觀察是否寄發(fā)對(duì)賬單,并檢查顧客回函檔案。 |
復(fù)核主營(yíng)業(yè)務(wù)收入總賬、明細(xì)賬以及應(yīng)收賬款明細(xì)賬中的大額或異常項(xiàng)目。 追查主營(yíng)業(yè)務(wù)收入明細(xì)賬中的分錄至銷(xiāo)售單、銷(xiāo)售發(fā)票副聯(lián)及發(fā)運(yùn)憑證。 將發(fā)運(yùn)憑證與存貨永續(xù)記錄中的發(fā)運(yùn)分錄進(jìn)行核對(duì)。 將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入明細(xì)賬中的分錄與銷(xiāo)售單中的賒銷(xiāo)審批和發(fā)運(yùn)審批進(jìn)行核對(duì)。 |
所有銷(xiāo)售交易均已登記入賬(完整性) |
發(fā)運(yùn)憑證(或提貨單)均經(jīng)事先編號(hào)并已經(jīng)登記入賬。 銷(xiāo)售發(fā)票均經(jīng)事先編號(hào),并已登記入賬。 |
檢查發(fā)運(yùn)憑證連續(xù)編號(hào)的完整性。
檢查銷(xiāo)售發(fā)票連續(xù)編號(hào)的完整性。 |
將發(fā)運(yùn)憑證與相關(guān)的銷(xiāo)售發(fā)票和主營(yíng)業(yè)務(wù)收入明細(xì)賬及應(yīng)收賬款明細(xì)賬中的分錄進(jìn)行核對(duì)。 |
登記入賬的銷(xiāo)售數(shù)量確系已發(fā)貨的數(shù)量,已正確開(kāi)具賬單并登記入賬(計(jì)價(jià)和分?jǐn)偅?/p> |
銷(xiāo)售價(jià)格、付款條件、運(yùn)費(fèi)和銷(xiāo)售折扣的確定已經(jīng)適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)。 由獨(dú)立人員對(duì)銷(xiāo)售發(fā)票的編制作內(nèi)部核查。 |
檢查銷(xiāo)售發(fā)票是否經(jīng)適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)。
檢查有關(guān)憑證上的內(nèi)部核查標(biāo)記。 |
復(fù)算銷(xiāo)售發(fā)票上的數(shù)據(jù)。 追查主營(yíng)業(yè)務(wù)收入明細(xì)賬中的分錄至銷(xiāo)售發(fā)票。 追查銷(xiāo)售發(fā)票上的詳細(xì)信息至發(fā)運(yùn)憑證、經(jīng)批準(zhǔn)的商品價(jià)目表和客戶(hù)訂購(gòu)單。 |
(二)銷(xiāo)售交易的內(nèi)部控制
1.適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離
適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離有助于防止各種有意或無(wú)意的錯(cuò)誤。
例如:
(1)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬如果系由記錄應(yīng)收賬款之外的職員獨(dú)立登記,并由另一位不負(fù)責(zé)賬簿記錄的職員定期調(diào)節(jié)總賬和明細(xì)賬,就構(gòu)成了一項(xiàng)自動(dòng)交互牽制;
(2)規(guī)定負(fù)責(zé)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入和應(yīng)收賬款記賬的職員不得經(jīng)手貨幣資金,也是防止舞弊的一項(xiàng)重要控制。
不相容崗位通常包括:
(1)單位應(yīng)當(dāng)將辦理銷(xiāo)售、發(fā)貨、收款三項(xiàng)業(yè)務(wù)的部門(mén)(或崗位)分別設(shè)立。
(2)單位在銷(xiāo)售合同訂立前,應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)門(mén)人員就銷(xiāo)售價(jià)格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項(xiàng)與客戶(hù)進(jìn)行談判。談判人員至少應(yīng)有兩人以上,并與訂立合同的人員相分離。
(3)編制銷(xiāo)售發(fā)票通知單的人員與開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票的人員應(yīng)相互分離。
(4)銷(xiāo)售人員應(yīng)當(dāng)避免接觸銷(xiāo)貨現(xiàn)款。
(5)單位應(yīng)收票據(jù)的取得和貼現(xiàn)必須經(jīng)由保管票據(jù)以外的主管人員的書(shū)面批準(zhǔn)。
(6)賒銷(xiāo)批準(zhǔn)職能與銷(xiāo)售職能的分離,也是一種理想的控制。
2.正確的授權(quán)審批
關(guān)鍵點(diǎn) |
內(nèi)容 |
目的 |
賒銷(xiāo)審批 |
在銷(xiāo)售發(fā)生之前,賒銷(xiāo)已經(jīng)正確審批 |
防止企業(yè)因向虛構(gòu)的或者無(wú)力支付貨款的客戶(hù)發(fā)貨而蒙受損失 |
發(fā)貨審批 |
非經(jīng)正當(dāng)審批,不得發(fā)出貨物 |
防止企業(yè)因向虛構(gòu)的或者無(wú)力支付貨款的客戶(hù)發(fā)貨而蒙受損失 |
價(jià)格審批 |
銷(xiāo)售價(jià)格、銷(xiāo)售條件、運(yùn)費(fèi)、折扣等必須經(jīng)過(guò)審批 |
保證銷(xiāo)售交易按照企業(yè)定價(jià)政策規(guī)定的價(jià)格開(kāi)票收款 |
審批權(quán)限 |
審批人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越審批權(quán)限 |
防止因?qū)徟藳Q策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失 |
3.充分的憑證和記錄
企業(yè)在收到客戶(hù)訂購(gòu)單后,就立即編制一份預(yù)先編號(hào)的一式多聯(lián)的銷(xiāo)售單,分別用于批準(zhǔn)賒銷(xiāo)、審批發(fā)貨、記錄發(fā)貨數(shù)量以及向客戶(hù)開(kāi)具賬單等,定期檢查憑證可減少漏計(jì)銷(xiāo)售的情況發(fā)生(完整性)。
4.憑證的預(yù)先編號(hào)
對(duì)憑證預(yù)先進(jìn)行編號(hào),旨在防止銷(xiāo)售以后忘記向顧客開(kāi)具賬單或登記入賬(完整性),也可防止重復(fù)開(kāi)具賬單或重復(fù)記賬(發(fā)生)。
由收款員對(duì)每筆銷(xiāo)售開(kāi)具賬單后,將發(fā)運(yùn)憑證按順序歸檔,而由另一位職員定期檢查全部憑證的編號(hào),并調(diào)查憑證缺號(hào)的原因(完整性)。
5.按月寄出對(duì)賬單
由不負(fù)責(zé)現(xiàn)金出納和銷(xiāo)售及應(yīng)收賬款記賬的人員按月向顧客寄發(fā)對(duì)賬單,能促使顧客在發(fā)現(xiàn)應(yīng)付賬款余額不正確后及時(shí)反饋有關(guān)信息,因而這是一項(xiàng)有用的控制。
6.內(nèi)部核查程序
內(nèi)部控制目標(biāo) |
內(nèi)部核查程序舉例 |
登記入賬的銷(xiāo)售交易是真實(shí)的 |
檢查銷(xiāo)售發(fā)票的連續(xù)性并檢查所附的佐證憑證。 |
銷(xiāo)售交易均經(jīng)適當(dāng)審批 |
了解客戶(hù)的信用情況,確定是否符合企業(yè)的賒銷(xiāo)政策。 |
所有銷(xiāo)售交易均已登記入賬 |
檢查發(fā)運(yùn)憑證的連續(xù)性,并將其與主營(yíng)業(yè)務(wù)收入明細(xì)賬核對(duì)。 |
登記入賬的銷(xiāo)售交易均經(jīng)正確估價(jià) |
將銷(xiāo)售發(fā)票上的數(shù)量與發(fā)運(yùn)憑證上的記錄進(jìn)行比較核對(duì)。 |
登記入賬的銷(xiāo)售交易分類(lèi)恰當(dāng) |
將登記入賬的銷(xiāo)售交易的原始憑證與會(huì)計(jì)科目表比較核對(duì)。 |
銷(xiāo)售交易的記錄及時(shí) |
檢查開(kāi)票員所保管的未開(kāi)票發(fā)運(yùn)憑證,確定是否包括所有應(yīng)開(kāi)票的發(fā)運(yùn)憑證在內(nèi)。 |
銷(xiāo)售交易已經(jīng)正確地記入明細(xì)賬并經(jīng)正確匯總 |
從發(fā)運(yùn)憑證追查至主營(yíng)業(yè)務(wù)收入明細(xì)賬和總賬。 |
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