2011湖北會(huì)計(jì)證《財(cái)經(jīng)法規(guī)》考點(diǎn)講義-會(huì)計(jì)檔案管理

十、會(huì)計(jì)檔案管理
　　(一)會(huì)計(jì)檔案的范圍和種類
　　1.會(huì)計(jì)檔案，指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他會(huì)計(jì)資料等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料。注意：財(cái)務(wù)預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料屬文書檔案，而非會(huì)計(jì)檔案。
　　(1)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證;
　　(2)會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片賬、輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿;
　　(3)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告;
　　(4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
　　(二)會(huì)計(jì)檔案的歸檔和移交
　　1.各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由會(huì)計(jì)部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
　　2.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)，移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。
　　3.移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
　　【例題·單選題】各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由( )負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
　　A.會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)
　　B.檔案部門
　　C.人事部門
　　D.指定專人
　　[答案]A
　　4.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)積極為本單位提供和利用。會(huì)計(jì)檔案原件不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
　　【例1-3-11】 審計(jì)人員在對(duì)某公司的會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行審計(jì)時(shí)，為核實(shí)一項(xiàng)長(zhǎng)期掛賬的應(yīng)付賬款，需要查閱以前年度的會(huì)計(jì)資料，但該公司以會(huì)計(jì)資料已經(jīng)歸檔、由專人保管為借口拒絕審計(jì)人員查閱。問該公司的理由是否充分?[解析]會(huì)計(jì)檔案的本質(zhì)就是保存?zhèn)洳榈姆从辰?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)，是供將來必要時(shí)查閱的，因此，該公司以會(huì)計(jì)資料已經(jīng)歸檔為借口拒絕審計(jì)人員查閱是不應(yīng)該的。審計(jì)人中在審計(jì)過程中有權(quán)對(duì)被審計(jì)單位的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行審計(jì)，有權(quán)查閱會(huì)計(jì)檔案，但是借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)。
　　(三)會(huì)計(jì)檔案的保管期限
　　會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年五類，保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后第一天算起。
　　(四)會(huì)計(jì)檔案的銷毀
　　1.編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)
　　會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
　　2.單位負(fù)責(zé)人簽署意見——單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
　　3.專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷
　　銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷;國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷;財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員監(jiān)銷。
　　監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人
【例題·單選題】武漢市財(cái)政局銷毀保管期滿的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由( )派人監(jiān)銷。
　　A.武漢市財(cái)政局會(huì)計(jì)處
　　B.湖北省財(cái)政廳
　　C.武漢市審計(jì)局
　　D.武漢市財(cái)政局監(jiān)督處
　　[答案]C
　　4.不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案
　　對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，以及涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
　　正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀，等到項(xiàng)目辦理竣工決算后按規(guī)定的交接手續(xù)交給項(xiàng)目的接受單位進(jìn)行妥善保管。
　　【例1-3--12】 甲公司2004年度發(fā)生下列事項(xiàng)：
　　(1)3月檔案科會(huì)同會(huì)計(jì)科對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了清理，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，將保管期已滿的會(huì)計(jì)檔案按規(guī)定程序全部銷毀，其中包括一些保管期滿但尚未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證。
　　(2)5月，會(huì)計(jì)科在例行審核有關(guān)單據(jù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)一張購(gòu)買計(jì)算機(jī)的發(fā)票，其“金額”欄中的數(shù)字有更改理象，經(jīng)查閱相關(guān)買賣合同、單據(jù)，確認(rèn)更改后的金額數(shù)字是正確的，于是要求該發(fā)票的出具單位在發(fā)票“金額”欄更改之處加蓋出具單位印章。之后，該公司予以接受并據(jù)此登記入賬。
　　(3)10月，公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告經(jīng)主管財(cái)會(huì)工作的總會(huì)計(jì)師、會(huì)計(jì)科長(zhǎng)簽名并蓋章后報(bào)出，公司董事長(zhǎng)王 某未在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告上簽章。
　　要求：
　　(1)該公司銷毀會(huì)計(jì)檔案是否符合規(guī)定?簡(jiǎn)要說明理由。
　　(2)該公司對(duì)購(gòu)買計(jì)算機(jī)的發(fā)票的處理是否符合法律規(guī)定?說明理由。
　　(3)該公司董事長(zhǎng)王 某是否應(yīng)當(dāng)在對(duì)外報(bào)出的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告上簽名并蓋章??簡(jiǎn)要說明理由。
　　[解析]
　　(1)該企業(yè)銷毀會(huì)計(jì)檔案中有違法之處。依據(jù)法律規(guī)定，對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，而應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止，所以，并非保管其滿的會(huì)計(jì)檔案一律銷毀。
　　(2)該企業(yè)對(duì)購(gòu)買計(jì)算機(jī)的發(fā)票的處理不符合法律規(guī)定。因?yàn)椋�法律�?guī)定，原始憑證記載的各項(xiàng)內(nèi)容均不得涂改，原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或者更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章，原始憑證金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。該企業(yè)購(gòu)買計(jì)算機(jī)的發(fā)票是金額有錯(cuò)誤，不能更正而應(yīng)重開。
　　(3)應(yīng)當(dāng)簽名并蓋章。根據(jù)《會(huì)計(jì)法》的規(guī)定，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)保正本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告真實(shí)、完整，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告上簽名并蓋章
【例題·多選題】保管期滿，不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案有( )。
　　A.未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證
　　B.正在建設(shè)期間的建設(shè)單位的有關(guān)會(huì)計(jì)檔案